¿Eres capaz de recordar cómo era tu vida hace 10, 15 o 20 años? De seguro que podrás encontrar grandes diferencias. La tecnología avanza a un ritmo despiadado y no podemos darnos el lujo de ser solo unos espectadores.

Si tu laboratorio sigue trabajando solo con hojas de cálculo de Excel, entonces el tren del nuevo milenio te está dejando atrás. Pero no te preocupes, aún estás a tiempo de resolverlo.

Si lo piensas con detenimiento, apenas en noviembre del año 2017 se actualizó la norma ISO/IEC 17025, así que sigue los consejos de la ISO, es decir, actualiza también tu laboratorio a los nuevos tiempos.

Por esta razón, hoy te muestro una guía de lo que es un LIMS, para qué sirve y cómo funciona.

La revisión de la nueva versión de la ISO/IEC 17025 contiene requisitos para los LIMS, puedes verlo en la cláusula 7.11.

Quiero que pienses por un momento en la cantidad de información que maneja tu laboratorio en un día, una semana y un mes. ¿Crees que es poca, mucha o demasiada?

Así estés un laboratorio rezagado, estoy casi seguro que tienes algunos equipos de última tecnología, y si te fijas bien, estos equipos ya traen un software muy inteligente que puede procesar miles de datos, almacenarlos en la nube, transferirlos a otros dispositivos, etc.

¿Piensas usar código de barras para la entrada y procesamiento de muestras?

¿Quieres dejar de usar papel para capturar datos primarios?

¿Quieres saber en qué etapa del proceso se encuentran las muestras?

Las respuestas a estas preguntas las encuentras en un LIMS, así que vamos a verlo!

¿Qué es un LIMS?

 

Es un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (Laboratory Information Management System – LIMS) basado en software.

¿Para qué sirve un LIMS? 

 

Debido a la gran cantidad de información que manejan los laboratorios, se hace indispensable un sistema que permita capturar, procesar, organizar y proteger todos los datos generados en la rutina diaria de los muestreos, ensayos o calibraciones.

Los métodos clásicos de captura de información como los registros físicos o las hojas de cálculo conllevan muchos problemas, entre ellos:

  • Mayor tiempo de registro.
  • Riesgo de pérdida de información.
  • Cadena más larga de trazabilidad documental.
  • No se puede conocer en tiempo real el estado del proceso de las muestras.
  • Mayor riesgo a la manipulación de los datos.
  • Gran impacto ambiental por el uso excesivo de papel y tinta.
  • Entre otros.

Con un LIMS no tendrás este tipo de problemas, ya que ellos pueden procesar datos a una velocidad increíble.

Te muestran la información en tiempo real, asignan tareas, llevan un control del inventario de reactivos, hacen seguimiento de las calibraciones de los equipos, envían mensajes al personal y hacen seguimiento del aseguramiento de la validez de los resultados.

Además pueden almacenar gran cantidad de datos, ya sea en los propios servidores del laboratorio o en servidores externos (la nube).

¿Cómo funciona un LIMS? 

 

Dependiendo del tipo de LIMS, se pueden diseñar muchas funcionalidades atendiendo las necesidades propias del laboratorio. El sistema funciona así:

Un operario ingresa los datos básicos de la muestra, por ejemplo:

  • Código de la muestra.
  • Lugar y fecha de toma.
  • Tipo de muestra.
  • Persona o entidad que tomó la muestra.
  • Datos adicionales.

A media que la muestra va pasando por los diferentes procesos del laboratorio, el sistema se va alimentando y permite que los datos se guarden de forma segura, facilitando su acceso en cualquier momento.

La mayoría de LIMS generan código de barras para que cualquier persona pueda conocer el estado actual de las muestras, algo así como cuando vamos al supermercado y verificamos nosotros mismos los precios de los productos en los lectores de código de barras.

El LIMS también puede diseñarse para realizar el aseguramiento de la validez de los resultados. Puede configurarse para que acepte o rechace datos de los controles de calidad, de los duplicados, identifique tendencias en las cartas de control, etc. No te parece genial?

Estos sistemas informatizados permiten reducir al máximo los errores humanos, ya que alertan de datos mal ingresados o información incoherente.  De igual manera aumentan la productividad del laboratorio ya que las personas pierden menos tiempo diligenciando registros.

Tipos de LIMS

 

La tecnología en la época en que vivimos cambia demasiado rápido. Recuerdo que hace apenas 10 años los celulares empezaban a tener cámaras de buena resolución, hoy en día se conectan a internet, nos controlan el ritmo cardiaco, nos programan las reuniones de negocio y las citas amorosas, entre otras.

Dependiendo de las necesidades del laboratorio, existe un LIMS adaptable a cualquier requerimiento.

Puedes elegir entre sistemas compactos o sistemas modulares, estos últimos tienen la ventaja de que puedes adquirir los módulos que necesites, y a medida que las circunstancias lo vayan permitiendo puedes ir incorporando más módulos, por ejemplo, el módulo de aseguramiento de la calidad.

Existen los LIMS de código abierto, esto significa que cualquier persona puede descargar el software y adaptarlo a su gusto (gratis). Te recomiendo uno en particular que tiene muy buenas opiniones a nivel global, se llama SENAITE (basado en la web), lo puedes chequear aquí.

Funcionalidades de un LIMS

 

Si estás pensando en adquirir un LIMS para tu laboratorio, ya sea en el corto o largo plazo, te recomiendo poner atención a las siguientes funcionalidades, las cuales son las más comunes en los LIMS.

Gestión de la muestra

 

La gestión de la muestra es una de las funciones clave de un LIMS. Si algo tienen en particular los laboratorios son las muestras, ya sea para realizar ensayos o calibraciones.

Para un laboratorio que maneje menos de 50 muestras a la semana, es muy probable que no necesite un LIMS. Para aquellos que superan esta cantidad, verán que el flujo de información es muy grande.

Por lo tanto, entre más muestras, más datos. Un LIMS te proporciona registros detallados y precisos de cada muestra y los almacena de manera segura, reduciendo así la posibilidad de que los datos se pierdan o se mezclen a medida que la muestra recorre los procesos del laboratorio.

Algunos datos que puedes conocer en tiempo real:

  • Tipo de muestra.
  • Datos de la toma.
  • Persona que ingresó la muestra al LIMS.
  • Ensayos o calibraciones que requiere.
  • Analistas asignados.
  • En qué parte del proceso se encuentra actualmente.
  • Dónde necesita ir después.
  • Cómo se debe almacenar.
  • Fechas relevantes y cuándo debe pasar a la siguiente etapa del proceso.

En general, el sistema está totalmente automatizado, lo que hace que el proceso sea simple y directo para el personal del laboratorio.

 

Gestión del flujo de trabajo

 

En un laboratorio que este acreditado en ISO/IEC 17025 o ISO 15189, o que se encuentre en proceso de acreditación, sabe de las múltiples tareas que se tienen en el día a día.

Si trabajas en uno de ellos tendrás que enfrentarte a reuniones de calidad, reuniones técnicas, auditorías internas y externas, visitas del cliente, vistas de proveedores, registros, daños de equipos, más y más registros, etc.

Así que el tiempo es demasiado valioso, y si hay algo que pueda hacerte ganar tiempo, no dudes en implementarlo de inmediato. Un LIMS te hace ganar tiempo.

Un LIMS puede:

  • Asignar el trabajo a todos los involucrados en el proceso de la muestra.
  • Asignar equipos para los procesos.
  • Tomar decisiones acerca del aseguramiento de la calidad.
  • Elaborar los informes de resultados.
  • Aceptar o rechazar muestras.
  • Informar al personal a dónde deben ir las muestras después de cada proceso.

En un laboratorio tradicional se ha estimado que el 75% del total de gastos corresponde a gastos de mano de obra. Por lo tanto, al implementar un LIMS te puedes ahorrar mucho dinero, y sobre todo ahorras tiempo, el cual puedes emplear en cosas más productivas.

Informes, mantenimiento y gestión de inventario.

 

Y por último, pero no menos importante, un LIMS te proporciona informes detallados de todas las actividades del laboratorio.

Por ejemplo, puedes conocer cuántos reactivos gastas al mes, cual es el más usado, cuales están por vencerse, cuales son los que mejor rendimiento dan, etc.

Te ayuda a gestionar los tiempos de las intervenciones metrológicas, es decir, te dice cuáles equipos y cuándo debes realizar dichas intervenciones.

Y por si fuera poco, mantienes tu inventario al día y sin errores. Ya no tendrás que preocuparte por la rotación de los insumos, el LIMS lo hace por ti.

Te informa de los productos que están próximos a vencerse, te dice las cantidades exactas de reactivos, te informa cuál es el área o persona que más consume reactivos, etc.

 

Conclusión

 

Si quieres pasar al otro nivel y optimizar los procesos de tu laboratorio, entonces la respuesta es un LIMS. Busca el que más se adapte a tu situación y haz pruebas para conocer el desempeño del sistema.

Ten presente que existen versiones gratuitas en la web, muchas de ellas son de código abierto como SENAITE, así que nada pierdes probándolas.

Espero que esta información te ayude en los procesos de tu laboratorio, y me gustaría saber qué dudas tienes acerca de los LIMS. Deja tu comentario aquí abajo.

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