Quiero que cierres los ojos y vayas a ese momento cuando faltaba una semana para la auditoría del laboratorio. ¿Qué se te viene a la mente?

Seguramente una o varias de las siguientes situaciones:

  • Ansiedad o miedo
  • Pánico escénico
  • Gente corriendo de aquí para allá
  • Montones de papeles encima de tu escritorio
  • Gripe que no esperabas

Cuando el sistema de gestión ISO/IEC 17025 o ISO 15189 lleva mucho tiempo funcionando bien en tu laboratorio, ya te habrás acostumbrado a estas situaciones.

Pero cuando eres nuevo, y si le sumas que eres un laboratorio gubernamental, la cosa se complica más. Vaya situación!!

A continuación te muestro los seis errores que debes evitar antes de una auditoría. Y lo confieso, yo también he cometido un par de ellos.

Error No. 1 – Esconder los reactivos vencidos

Me atrevería a decir que en el 99.99% de los laboratorios existen reactivos o soluciones preparadas que se vencen. Eso es una realidad.

Cuando se compran los reactivos o se preparan las soluciones de trabajo, esto siempre está pensado para que sobre y no para que falte. Eso si, sin malgastar el presupuesto del laboratorio.

Un auditor de ISO/IEC 17025 o 15189 seguramente fue analista, director de laboratorio, responsable de calidad, etc. Es una persona que sabe cómo funcionan los laboratorios. Así que no puedes meterle los dedos a la boca.

Sin embargo, sabiendo esto, cometes el error de esconder todo lo que esté vencido. Grave error. Lo que te aconsejo es planificar muy bien las compras y la preparación de los reactivos, y una vez que se venzan debes hacer una o varias de las siguientes acciones:

  • Marcar los reactivos o soluciones como ELEMENTOS VENCIDOS, pero que pueden tener otro uso, por ejemplo como neutralizantes ácido/base de otros residuos químicos.
  • Marcar los reactivos o soluciones como ELEMENTOS VENCIDOS, y eliminarlos conforme al plan de manejo de residuos en el laboratorio.
  • Donar dichos elementos a instituciones educativas donde pueden usarse para prácticas estudiantiles. Ellos te lo agradecerán toda la vida!

De todos modos puedes dejar que el auditor los vea, siempre y cuando estén bien marcados, y se entienda que no están en uso para realizar ensayos o calibraciones.

Error No. 2 – Volver a transcribir los registros técnicos

Todos los días se producen cientos de datos en el laboratorio, los cuales se registran en algún formato.

Como somos humanos, de vez en cuando comentemos errores, por ejemplo, escribimos mal un dato, tachamos, se nos riega la tinta del lapicero, se riegan los reactivos en el formato, etc.

Pero como la idea es mostrarle al auditor que eres perfecto, cometes el error de transcribir los datos originales a un segundo formato para que todo esté limpio. No lo hagas por favor!!

En el documento de control de datos (o en el que aplique) seguramente está escrito cómo debes hacer una corrección si cometes un error en algún formato. En este caso solo realiza la corrección y ya.

Si decides transcribir toda la información a otro formato, ten mucho cuidado porque el remedio puede ser peor que la enfermedad. Recuerda que en ese momento tendrás mucha presión por la auditoría y por el afán de que todo esté bien, se pueden cometer errores adicionales que pueden complicar más la situación.

Error No. 3 – Suspender muestras para los días de la auditoría

Frente a esta situación no se  muy bien si dejarla o no. Lo cierto es que algunos laboratorios deciden suspender los trabajos rutinarios para esos días.

La recomendación es que el auditor pueda observar cómo trabaja el laboratorio en su rutina normal. Recuerda que las auditorías sirven para la mejora continua, y es mejor que el personal se acostumbre a recibir auditorías aun estando con muestras encima de su cabeza.

Error No. 4 – No preparar los recursos audivisuales

De seguro  has visto en las noticias que los grandes artistas como Shakira, hacen pruebas de sonido antes del concierto, y esto es por una razón, el evento tiene que ser a prueba de fallas.

Como tienes la cabeza llena de presión por la visita del auditor, le das prioridad a todo lo que tenga que ver con los ensayos o las calibraciones, pero olvidas algo muy importante, y esto es, organizar el salón, el proyector de vídeo y el sonido.

Así que cuando llega el auditor para hacer la reunión de apertura, justo ese día no funcionan los equipos. ¿Has oído hablar de la ley de murphy? Pues ahí la tienes en plena acción!!

Lo que debes hacer es preparar todo con anticipación, verifica que todos los equipos funcionan a la perfección, y por favor, no los toques ni permitas que nadie los toque hasta que llegue el día del evento!

Si eres de esos afortunados que trabajan en laboratorios de estrato alto, te podrás dar el lujo de tener equipos de reemplazo en caso de que los equipos principales fallen o tengan problemas de funcionamiento. ¿Suena cool verdad?

Error No. 5 – Pretender hacer todas las capacitaciones de un año en una semana

Del afán solo queda el cansancio decía mi mamá. Correr a última hora para realizar todas las capacitaciones de calidad no tiene ningún provecho. Esto solo provoca más estrés y confusión al personal, dado que en dichas capacitaciones nadie pone atención, cada quien está preocupado por sus propios asuntos de auditoría.

¿Pero sabes que es peor? y lo digo en voz bajita; Llenar listados de asistencia a reuniones o capacitaciones que nunca existieron. ¿Te suena?

Lo mejor en esta situación es  mostrar solo lo que se hizo, si quedaron pendientes algunas reuniones o capacitaciones al personal, debes reprogramarlas para otro momento, y por favor escoge el momento adecuado, ese que te permita lograr los objetivos que te has propuesto.

Error No. 6 – No hacer una reunión previa con todo el personal involucrado en la auditoría

Toda auditoría de ISO/IEC 17025 o ISO 15189 tiene que tener un programa y un plan, este último debe ser enviado al laboratorio con varios días de anticipación. Se hace así porque dentro del ejercicio hay que realizar la testificación, en caso de que aplique.

De todos modos, este plan lo conoce la dirección del laboratorio y también el responsable de calidad. Pasa muy a menudo que el personal analista, auxiliar y personal administrativo que son los directamente involucrados en la auditoría, no conocen el plan. Muy mal!!

Debes reunir a este personal y explicar en detalle en qué consiste la auditoría, dar a conocer las áreas y el personal que será objeto de la misma. Por favor, explícales los puntos a tener en cuenta, las recomendaciones para ese día, dales ánimo y seguridad para afrontar la situación.

Conclusión

Las auditorías internas de ISO/IEC 17025 e ISO 15189 son clave para inspeccionar el sistema de gestión del laboratorio, y son la herramienta que más aporta a la mejora continua.

Sin embargo, estas generan una gran ansiedad y presión en el personal que va a tener dicha auditoría, y en consecuencia puedes cometer errores que en ciertas circunstancias pueden pasarte factura.

Así que revisa muy bien la lista de errores comentados arriba y evita cometerlos.

Es probable que esta lista de errores sea mucho más grande, así que me gustaría que comentes abajo y nos digas los errores que has cometido en tu laboratorio.

Si te ha sido útil la información me encantaría que la compartieras en tus redes sociales, nos vemos en el próximo post.

 La imagen de este post es gracias a pixabay.

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