Si haces parte del grupo de calidad, del grupo técnico o de la alta dirección, te habrás dado cuenta que todo lo que se utiliza en laboratorio es costoso. Vaya que sí!

Todos los laboratorios que he conocido tienen algo en común: Presupuesto limitado. Ya sea que el laboratorio pertenezca al gobierno o que sea un laboratorio privado, todos comparten esta misma situación.

Por lo tanto, una buena gestión de los recursos es clave para lograr las metas y los compromisos con los clientes.

Para lograrlo, es fundamental tener un inventario de todos los recursos del laboratorio. Una buena gestión de este inventario logra reducir gastos y aumentar la productividad del laboratorio.

A continuación te presento una serie de pasos o recomendaciones para que seas el numero uno gestionando inventarios!

Debes hacer un inventario

 

Parece obvio, pero muchos laboratorios tienen una o varias bodegas de almacenamiento donde todo está en desorden, nadie sabe las cosas que realmente existen en ellas.

Para dar el primer paso, inicia delegando a un responsable de almacén o jefe de bodega que tenga la plena responsabilidad de hacer el inventario y de gestionarlo.

Si ya cuentas con un LIMS que tenga el módulo de inventario, solo saca partido de este, y alimenta la base de datos del sistema. Por el contrario, si aún no tienes un LIMS, puedes utilizar una hoja de cálculo de Excel y organizar el inventario, por ejemplo, por tipo de bodegas, por tipo de producto, por áreas del laboratorio, etc.

Al final del ejercicio debe quedar muy claro lo siguiente:

  • Tipo y número de existencias
  • Ubicación de los insumos
  • Fechas de vencimiento
  • Quién es el responsable de su uso
  • Frecuencia de rotación (por ejemplo, a diario, semanal, mensual, anual).

Haz una evaluación de las existencias

 

En este punto ya tienes una idea clara de todo lo que tienes, por lo tanto es importante que evalúes lo siguiente:

Productos utilizados diariamente. Revisa e identifica cuáles son los productos que rotan a diario. Recuerda que estos productos deben estar siempre disponibles para quienes los utilizan, por lo tanto debes tener un inventario que supla esta necesidad con holgura.

Productos que exceden los requisitos. Te vas a sorprender de la cantidad de productos que se compraron excediendo los requisitos. Por ejemplo, se compró un alcohol  al 99% libre de impurezas, cuando en realidad solo se necesitaba uno del 90% de calidad industrial.

Áreas en las que le faltan productos relevantes. Identifica qué productos tienen faltantes y haz la gestión de inmediato con tus proveedores para cumplir con el déficit. Para los laboratorios gubernamentales no siempre es fácil comprar de un día para otro, pero siempre hay un laboratorio amigo que puede facilitarte las cosas.

Productos vencidos o desactualizados. Este es el dolor de cabeza de todos los laboratorios, nadie escapa al stock vencido. La recomendación es hacer una planificación muy exhaustiva para reducir al máximo la posibilidad de tener stock vencido.

Debes también ir actualizando los equipos para que no corras el riesgo de quedarte sin repuestos cuando los equipos fallen.

Productos de más

 

Puede que el stock extra no parezca un  problema, pero cada centímetro cuadrado que  se utiliza para productos que no se necesitan, o que rotan con una frecuencia muy baja, le está costando dinero al laboratorio.

El uso deficiente del espacio de almacenamiento podría significar que has adquirido un local más grande del que en realidad necesitas. Cada centavo cuenta, así que no lo mal gastes.

Identifica las áreas  que tienen productos de más, que están desactualizados o que rara vez se usan. Quítalos del sistema de pedidos o limita el monto del pedido.

Stock adicional

 

Ten producto adicional. Parece una contradicción con el punto anterior, pero no lo es. Estos productos son aquellos que tardan demasiado tiempo en llegar, suelen ser productos de importación, que de no tenerlos a tiempo podrían ocasionar pérdidas o retrasos en los proyectos.

Haz una buena planificación de estos productos, y nunca juegues al límite con los tiempos de llegada. Recuerda que la ley de Murphy funciona!

Identifica las áreas que causan pérdidas al laboratorio

 

¿Recuerdas al chavo del 8 quebrando todo lo que toca? Pues sabrás que existen chavos del 8 en todos los laboratorios, tienen un don para quebrar pipetas, beakers, frascos, etc.

O están los que malgastan los reactivos, son fanáticos del desperdicio.

Con una buena gestión de tu inventario puedes identificar qué áreas son las que mantienen estas malas prácticas y tomar cartas en el asunto, puedes por ejemplo, capacitar al personal, imponer algún tipo de sanción pedagógica para quienes hagan mal uso de los recursos (el cono de la vergüenza), etc.

Puedes tener acuerdos con tus proveedores para que en cualquier momento te puedan despachar productos básicos como los nombrados arriba.

Crea una base de datos

 

Una base de datos funcional debe incluir detalles de:

  • El stock actual
  • Ubicaciones del producto
  • Umbral para nuevos pedidos
  • Información de proveedores relevantes
  • Horario para los pedidos
  • Una función para que el personal registre las solicitudes de productos
  • Un registro de fecha y hora de las entregas recibidas.

Lo más importante, tu base de datos debe ser fácil de usar para el personal. Un sistema de pedidos eficiente puede acelerar el procesamiento de los pedidos de compra y el papeleo de entrega para garantizar que tus registros de inventario estén constantemente actualizados.

Prepara y organiza todos los productos

 

Ahora que ya sabes todo lo que tienes en inventario y además tienes información adicional sobre los productos que más rotan, los que no deben faltar, los que más se malgastan, etc, es momento de organizar la bodega o almacén.

Una buena manera de  organizar los productos es por la fecha de vencimiento. Puedes por ejemplo usar el esquema de tres colores:

Rojo para los productos que están muy próximos a caducar.

Amarillo para los productos que tienen una fecha de vencimiento más lejana, por ejemplo 6 meses.

Verde para los productos que tienen una fecha de vencimiento mayor a un año.

Los requisitos de los tiempos para cada color dependen de la situación de cada laboratorio. Lo importante aquí es que todos los productos que tienen fecha de caducidad estén bien identificados, y como regla general se usaran primero los productos que tienen las fechas de vencimiento más próximas.

Asegúrate de que todos los productos se almacenen de manera segura en las áreas apropiadas.  En el mercado existen gabinetes de seguridad para productos químicos ácidos, inflamables, venenosos, gases comprimidos, etc.

En esta parte te recomiendo no improvisar con la seguridad, ten presente las etiquetas o rótulos de los productos, en ellas los fabricantes especifican muy bien la manera correcta de almacenar los productos.

Siempre que tengas dudas sobre cómo organizar estos productos puedes contactar al proveedor o fabricante.

Identifica los estantes

 

Puedes usar una serie de colores, códigos alfanuméricos,  o una combinación de los dos para identificar los estantes de los productos.

Puedes por ejemplo usar un color para el estante del material de vidrio, otro para los productos químicos, otro para el material calibrado, etc.

Si tu presupuesto lo permite, es mejor usar códigos de barras para todos los productos, esto permite que cada vez que se elimine o ingrese un artículo simplemente se escanea el código y la base de datos se actualiza de inmediato.

Negociar el mejor precio

 

Mantén siempre una buena relación con tus proveedores y no te de pena pedir descuentos.

Muchos proveedores ofrecen un descuento por comprar al por mayor o por compras con frecuencias altas. Mantén al día la información de contacto de tus proveedores.

Documenta el proceso

 

Este último paso puede que también lo consideres como el primero. Puedes redactar un procedimiento que describa el paso a paso de cómo se realiza el inventario de tu laboratorio, quienes son los responsables, la frecuencia de actualización, la supervisión, los formatos de los pedidos, de las bajas, de la solicitud de compras, del ingreso de productos, etc.

Esta información documentada debe estar dentro de tu sistema de gestión de calidad y organizada para cuando se requiera, por ejemplo, en una auditoría.

Conclusión

 

A partir de ahora tendrás un inventario de tu laboratorio bien gestionado; esto significa que debe tener un responsable, contar con una base de datos, tener una supervisión y estar documentado.

Con el tiempo veras que llevar un buen inventario reduce gastos y aumenta la productividad del laboratorio.

 

Ahora quiero nos cuentes en la sección de comentarios si tu laboratorio tienen un inventario bien gestionado, o de lo contrario comparte cuáles han sido los inconvenientes para lograrlo.

Comparte este post si crees que la información le puede servir a un amigo o a un conocido.

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