Si en este momento haces parte de un laboratorio de ensayo o de calibración, sabrás que en estos sitios de trabajo todo es dinámico, es decir, la tecnología de equipos cambia, al año siguiente ya tienes nuevos materiales de referencia, el personal rota con facilidad, etc.

Por esta razón, el laboratorio debe tener un programa de entrenamiento que garantice que todo el personal tiene y mantiene la competencia necesaria para las actividades que realiza.

De esta manera, la norma ISO/IEC 17025:2017 en la cláusula 6.2.2 dice “El laboratorio debe documentar los requisitos de competencia para cada función que influye en los resultados de las actividades del laboratorio, incluidos los requisitos de educación, calificación, formación, conocimiento técnico, habilidades y experiencia”.

Luego, en la cláusula 6.2.5 la norma dice que el laboratorio debe tener un procedimiento que incluya la formación del personal (6.2.5 c).

Así que para darle cumplimiento a estos requisitos, el laboratorio debe diseñar un programa de formación para todo el personal que permita el logro de los objetivos, y por supuesto, la mejora continua del SGC.

A continuación te expongo 6 consejos para que diseñes un programa de formación exitoso.

Empecemos!

 

Identifica las necesidades de formación del personal

 

Para lograrlo, te recomiendo tener una herramienta (que la puedes diseñar en Excel), donde se identifique a todo el personal que realiza actividades clave dentro del laboratorio, además, debes identificar por lo menos lo siguiente:

  • Nombres completos
  • Edad
  • Área de trabajo
  • Fecha de ingreso al laboratorio
  • Tiempo que lleva trabajando
  • Educación
  • Calificación
  • Habilidades
  • Entre otros

Con esta información organizada y visible, puedes tener un panorama más claro de cuáles son las necesidades de formación que hacen falta o las que necesitan refuerzo.

De hecho, puedes evaluar la competencia del personal con cierta frecuencia, y estos datos  te servirán como indicador para identificar necesidades de formación.

Otra manera de identificar las necesidades de formación es con el análisis de riesgos.

Supongamos que dentro de la matriz de riesgos se identificó que los equipos llevan más de 15 años en el laboratorio y que en la actualidad existe una tecnología mucho más eficiente, que da mejores resultados en cuanto a precisión y exactitud, pero ningún miembro del personal sabe operar esos equipos.

Así que, si el laboratorio piensa adquirir dicha tecnología, debe estructurar dentro de su programa de formación, las capacitaciones teóricas y prácticas para el manejo de estos equipos.

 

Define las metas del programa de formación

 

Una vez identificadas las necesidades de formación, el siguiente paso consiste en definir cuáles serán los resultados de aprendizaje y qué se espera cuando finalice la formación, o incluso puedes establecer metas intermedias, en caso de que el programa de formación esté diseñado para un tiempo largo, por ejemplo, un año.

Las metas y los resultados esperados deben estar bien alineados con la esencia del laboratorio, es decir, con sus políticas, objetivos y riesgos asociados, entre otros.

La dirección del laboratorio junto con el líder o responsable de calidad deben asegurarse de que el personal conoce y entiende el programa de formación. Todo el personal debe hablar el mismo idioma en cuanto a necesidades de formación se refiere.

 

Define quién va a realizar las capacitaciones

 

Dependiendo de las necesidades que tenga el laboratorio, será necesario realizar algunas capacitaciones con personal interno y otras con personal externo.

Cuando hagas estas consideraciones, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • El costo
  • La calidad de la capacitación
  • La experiencia del personal a cargo
  • La disponibilidad del personal

Con todo ello sobre la mesa, podrás definir si emplear personal interno o externo.

Nunca sacrifiques la calidad por el precio. A veces cometemos el error de emplear solo personal interno para ahorrar dinero, pero al final esto resulta en una mala decisión, dado que la gente no logra los resultados esperados y luego se incurre en sobrecostos porque hay que volver a programar capacitaciones, y esta vez con personal externo.

Siempre que las condiciones así lo permitan, debes tener un buen equilibrio entre capacitaciones con personal interno y externo.

Muchos proveedores de reactivos y equipos cuentan con programas de formación gratuitos para sus clientes, debes estar pendiente de sus ofertas de servicios y, por qué no, enviarles una solicitud para que realicen ciertas capacitaciones en tu laboratorio.

Si optas por contratar empresas o agencias externas, asegúrate que cumplen con los requisitos que tú necesitas. Puedes por ejemplo visitar sus sitios web, solicitar las hojas de vida de los conferencistas, pedir contratos que hayan ejecutado con otros laboratorios, etc.

 

Motiva al personal para que asista a las capacitaciones

 

Si tu laboratorio está en proceso o ya se encuentra acreditado bajo la norma ISO/IEC 17025 o ISO 15189, sabrás que hay muchas cosas por hacer; reuniones de calidad, reuniones técnicas, evaluar proveedores, supervisar lo uno y lo otro, en fin, miles de cosas que se deben hacer si o si.

Con esto en mente, las personas que deben recibir las capacitaciones tienen pocas ganas de asistir, y esto es también en gran medida porque las capacitaciones son percibidas como algo aburrido, como una pérdida de tiempo.

Dentro del programa de capacitaciones debe quedar muy claro cuáles serán las metodologías a emplear. Por favor  haz que el personal cambie la percepción negativa de las capacitaciones.

Para lograrlo te recomiendo:

  • Programar las capacitaciones en un horario apropiado. No las programes para un viernes en la tarde.
  • Buscar un lugar fresco, bien iluminado y con capacidad suficiente para las personas que estarán presentes.
  • Prepara lo medios audiovisuales con anticipación. Haz pruebas del sonido, del video y demás herramientas disponibles.
  • Evita las típicas presentaciones de power point. Ahora existen muchas herramientas en línea que harán de tus presentaciones algo más atractivas y divertidas. Te recomiendo prezzy, herramienta en línea y gratis.
  • Usa juegos. A los adultos nos encanta jugar, si los puedes hacer dentro del auditorio mejor, pero también existen herramientas en línea muy divertidas.

Te recomiendo QUIZIZZ, aquí puedes realizar las evaluaciones en modo juego, de hecho es la herramienta que usamos en las evaluaciones de los nuestros cursos virtuales.

En fin, pon a trabajar tu creatividad para lograr el máximo de interés de las personas que reciben las capacitaciones.

 

Pon en práctica lo aprendido en las capacitaciones

 

Es muy importante que todo el conocimiento aprendido se transfiera a las actividades de rutina del laboratorio, de nada sirve si lo aprendes un día y luego se olvida.

Para ello puedes empaquetar los contenidos de las capacitaciones o entrenamientos en diferentes formatos para que estén disponibles para el personal

También puedes repetir por varias semanas o meses y en forma resumida dichas capacitaciones. Recuerda que somos seres de repetición, no lo vamos a interiorizar a la primera.

Si haces parte del equipo de calidad del laboratorio, te recomiendo ser el primero en poner en práctica los conocimientos. Nada más poderoso que predicar con el ejemplo.

 

Garantiza el aprendizaje continuo dentro del laboratorio

 

Si te detienes a pensar, sabrás que las personas pasan gran parte de su vida dentro del trabajo, es como su segundo hogar. Por ello debes garantizar que dentro del laboratorio se fomenta el aprendizaje continuo.

Recuerda que las personas llevamos la curiosidad en nuestro ADN, permite que esa chispa se avive, haz que la gente sea propositiva.

Puedes por ejemplo, premiar a las personas que fomentan las buenas prácticas de laboratorio, a las que mejoran los procesos, a las que reducen costos, etc. Hazlos visibles y potencia y su creatividad.

 

No dejes ir a los buenos empleados

 

Lograr que una persona adquiera la competencia suficiente dentro del laboratorio cuesta mucho, y no hablo solo de dinero.

Así que esfuérzate en retener a los buenos empleados, diseña un programa para incentivar su sentido de pertenencia, haz que amen ir a trabajar a tu laboratorio. Puedes por ejemplo hacer lo siguiente:

  • Permite que pasen tiempo de calidad con sus amigos y familiares.
  • Busca espacios para que hagan deporte. Está comprobado que el ejercicio cardiovascular reduce los niveles de estrés y mejora la productividad.
  • Fomenta la sana diversión. Si ves muchas caras largas, algo no se está haciendo bien el laboratorio. Suelta una carcajada de vez en cuando!
  • Celebra las fechas importantes. Los cumpleaños, el día del químico, el día del bacteriólogo, el día del auxiliar, etc.
  • Permite que asistan a talleres o a cursos que ellos solicitan. Y si el presupuesto lo permite, financia dichas actividades.

En fin, todo depende de tu creatividad. Una de las razones por las cuales los laboratorios tardan mucho en acreditarse es porque el personal formado y competente renuncia.

Y para finalizar, recuerda que la gente no renuncia por dinero, sino más bien, renuncia a sus malos jefes,  o al mal ambiente laboral.

 

Conclusión

 

Potencia la mejora continua de tu sistema de gestión de calidad diseñando un programa de formación exitoso.

Aplica el ciclo PHVA para tu programa de formación. Primero debes planificar y al final debes evaluar dicho programa. Si algo no funcionó, debes tomar las medidas necesarias para corregir y lograr las metas propuestas.

Como ves, cada día nos esforzamos para darte contenido útil para tu laboratorio. Si crees que es así, te pido que nos ayudes a llegar más personas, cómo?

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Que tengas un excelente día!!

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