Una revisión de la gestión es una reunión formal y estructurada que involucra a la alta gerencia y se lleva a cabo a intervalos regulares durante todo el año. Son una parte crítica y necesaria para ejecutar un sistema de gestión  ISO/IEC 17025 o ISO 15189.

El propósito de una reunión de revisión de la gestión es revisar y evaluar la efectividad de su Sistema de Gestión, ayudándole a determinar su idoneidad y adecuación continuas. La revisión de la gestión hace esto alentando a la alta dirección del laboratorio a considerar el grado en que el Sistema de Gestión:

  • Logra los resultados esperados.
  • Cumple los requisitos de la organización.
  • Funciona de acuerdo con los procedimientos y procesos operativos establecidos.
  • Es capaz de identificar las no conformidades y monitorear las acciones correctivas y preventivas subsiguientes.

Una revisión de la gestión también garantiza que todos los niveles de la administración estén al tanto de cualquier cambio, actualización, revisión, etc. del funcionamiento diario del sistema.

Como las revisiones de la dirección son tan importantes para aprovechar al máximo un sistema de gestión, el miembro de la alta dirección que tiene la responsabilidad general del sistema de gestión del laboratorio, también es responsable de convocar, asistir e informar sobre las revisiones de la dirección.

Ten en cuenta que hay una diferencia entre reuniones de gestión y revisiones de la gestión. Las primeras pueden abordar la rutina diaria del laboratorio, por ejemplo, la rotación de reactivos, las solicitudes de ensayos o calibraciones, el mantenimiento de equipos, etc, pero las reuniones de revisión de la gestión se centran únicamente en los requisitos del Sistema de Gestión, como se describe en su Manual o en la información documentada.

A continuación, encontrarás 5 consejos para ayudarte a aprovechar al máximo estas importantes reuniones.

Antes de la revisión

1. Cuándo, qué y quién

Una Revisión de la Gestión, como con cualquier reunión exitosa, debe prepararse con anticipación. Ten en cuenta cuándo se llevará a cabo, qué se discutirá y quién debe asistir. Las normas ISO/IEC 17025 e ISO 15189 requieren que  documentes cuándo deben celebrarse las reuniones y qué se discutirá y qué se ha discutido,  también es una buena idea diligenciar una lista de asistentes.

Cuándo – Establece un horario

Se recomienda que una reunión se celebre al menos una vez al año, pero las reuniones se pueden celebrar trimestralmente o incluso mensualmente, si lo prefieres.

Si tu laboratorio opera más de un sistema de gestión, o tiene un sistema de gestión certificado para más de una norma ISO, se pueden realizar revisiones conjuntas de gestión para ahorrar tiempo y evitar duplicaciones innecesarias. Asegúrate de cubrir los aspectos únicos de cada NORMA, así como las características compartidas.

Para los laboratorios que realizan varias reuniones al año, es posible dedicar cada reunión a la revisión de una sección o área específica de su Sistema de Gestión. Si decides realizar varias revisiones de esta manera, asegúrate de que todas juntas cubran todos los temas requeridos por la norma ISO en la que está certificado o acreditado. Puedes hacerlo más fácilmente escribiendo una agenda detallada para cada reunión.

Qué – Lleva una Agenda

Una parte importante de tu planificación debe ser elaborar una agenda para tu reunión. Una agenda detallada y bien organizada te ayudará a asegurarte de que todos los temas requeridos por la norma ISO/IEC 17025 e ISO 15189  estén cubiertos, especialmente si decides realizar múltiples revisiones a lo largo del año enfocadas en diferentes temas.

Una revisión de la gestión debe cubrir los siguientes temas:

  • Discusión sobre el estado de cualquier problema de la reunión anterior
  • Cambios a problemas externos e internos que afectan al Sistema de Gestión.
  • Evaluación del desempeño del Sistema de Gestión.
  • Revisión de los recursos disponibles y su adecuación.
  • Evaluación de cuán efectivas fueron las acciones tomadas hacia los riesgos y oportunidades identificados.
  • Identificación de nuevas oportunidades de mejora.

Quién – Registra a los asistentes

Una vez que tengas una agenda, puedes asegurarte de contar con la asistencia de las personas adecuadas para discutir esos temas.

La reunión debe ser presidida por una persona con la responsabilidad general del Sistema de Gestión y es su responsabilidad designar a los miembros de la alta dirección del laboratorio que deben asistir y participar activamente en la Revisión de la Gestión.

En general, las personas que deben asistir a una Revisión de la Gestión son el equipo de la alta dirección, pero es posible que deban incluirse otras personas para discutir temas particulares donde se requieren más detalles, por ejemplo, analistas, responsables técnicos, director de metrología, etc.

Durante la revisión

2. Toma notas

Documentar el contenido y los resultados de tus reuniones de revisión de la gestión es un requisito de la certificación o acreditación ISO, por lo que alguien tendrá que tomar notas durante la reunión.

Cuando tomes notas, usa la agenda de la reunión para ayudarte, escribiendo notas junto a cada tema relacionado. Esto te ayudará con la redacción posterior, ya que las notas breves tienen más contexto cuando se escriben bajo un tema específico.

Para cualquier acción acordada o cambios que deban llevarse a cabo, debe detallarse quién es responsable de la tarea y el plazo asignado. Al registrar esta información, estos elementos se pueden seguir más fácilmente en las revisiones de gestión posteriores.

Asegúrete de registrar también la fecha y la hora de la reunión y quién asistió.

Es importante redactar las actas, preferiblemente tan pronto como sea posible después de la reunión, esto con el fin de evitar que la información se pierda en nuestra mente.

Esta tarea debe realizarse debido a que las actas se requieren como información documentada según la norma ISO/IEC 17025 o ISO 15189 y deben estar disponibles para los auditores externos.

3. Examina la evidencia

Un aspecto importante de la certificación o acreditación ISO es el uso de la toma de decisiones basada en evidencia, que es el uso de datos y pruebas para evaluar el resultado de una decisión propuesta antes de implementarla. Como una reunión de revisión de la gestión implica tomar decisiones sobre los cambios y la dirección de las políticas del laboratorio y el sistema de gestión, la evaluación de la evidencia adecuada es vital para este proceso.

La evidencia que se debe traer a una revisión de la gestión incluye:

  • Actas de la revisión de la gestión anteriores
  • Documentación del sistema de gestión
  • Informes de auditoría interna y externa
  • Registros relevantes (incluidos las quejas de los clientes, el registro de acciones correctivas, etc.)
  • Registro de requisitos legales y otros requisitos.
  • Análisis de quejas
  • Acciones correctivas y preventivas y cierre de Informes de planes de acción.
  • Revisión de políticas

4. Observa las tendencias

Para poder seguir mejorando tu sistema de gestión, debes buscar tendencias dentro y fuera del laboratorio. Las tendencias pueden apuntar a problemas recurrentes que, aunque pueden resolverse individualmente cuando ocurren, pueden prevenirse completamente a través de un cambio más amplio en los procesos del laboratorio. También pueden resaltar problemas potenciales que, si bien pueden no afectar, podrían tener consecuencias de alto impacto en el futuro.

Considera buscar tendencias en las siguientes áreas:

  • Los requisitos de las partes interesadas externas.
  • Cumplimiento de la legislación, normativa y demás requisitos.
  • Cambios en los servicios y procesos.
  • Satisfacción del cliente y registro de quejas.
  • Las no conformidades y la efectividad de cualquier acción correctiva tomada.

Después de la revisión

5. Informes

El resumen de las notas, o partes seleccionadas de las mismas, debe distribuirse a todos los miembros que les corresponda. Esto es especialmente importante si alguna de las discusiones durante la reunión incluye decisiones y acciones relacionadas con:

  • Cualquier oportunidad de mejora dentro del laboratorio.
  • Cualquier cambio en el Sistema de Gestión, procesos o políticas que sean requeridos.
  • Cualquier revisión de los objetivos del laboratorio o indicadores clave de rendimiento.
  • Cualquier modificación a los planes  o presupuestos.
  • Cualquier cambio en los recursos necesarios para el buen funcionamiento del sistema de gestión.

Este tipo de cambios afecta a las operaciones diarias, por lo que es importante mantener informado al personal sobre estos cambios, ya que esto asegurará que su Sistema de Gestión esté funcionando de manera efectiva.

Espero que estas recomendaciones te sean de mucha utilidad en tu próxima reunión de la revisión. Si tienes más concejos o tips que quieras compartirnos, puedes dejarlos en los comentarios.

La imagen utilizada en esta entrada es de pixabay

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